Что является «вашей» работой?

Сталкивались ли вы когда-нибудь с ситуацией, что ваш сотрудник — особенно когда вы предоставили ему достаточное количество данных по организации, структуре постов, обязанностям, оргсхеме в какой-то момент (когда вы просите его что-то срочно сделать) говорит вам — «это ведь не моя работа…»?

Конечно, бывают ситуации, когда такое заявление совершенно правомерно, поскольку человек видит, что его просто отвлекают от его основной работы. И потом он же за это и будет отвечать.

Но с другой стороны бывают и ситуации, когда в компании происходит какая-то нештатная ситуация — даже если она и хорошая — например, неожиданно пришло одновременно много покупателей или посетителей…. Все продавцы заняты. Клиенты топчутся и теряют терпение. Но остальные сотрудники делают вид, что «не замечают» потенциальных клиентов. Или даже равнодушно наблюдают, как «деньги уходят», поскольку людям просто надоело ждать. Если спросить таких сотрудников — а почему вы не пообщались с посетителями или хотя бы не предложили им чаю, то можно услышать ответ — «это ведь не моя работа», «я не знаю, что нужно делать», «меня же потом и отругают, что я ввязался не в своё дело»… Может быть и так, конечно. Но конфликта не произойдёт, если сотрудники будут знать следующее:

В технологии управления в отношении организации есть такое данное:

«Что угодно является вашей работой в организации, если выполнение этого уменьшает замешательство.

То, что вы находитесь точно на своём посту и должным образом используете свои коммуникационные линии, уменьшает замешательство. Но если вы не будете время от времени носить другую, не вашу, шляпу*, то это может вызвать больше замешательства, чем нахождение точно на своём посту.

Когда вы видите, что вам приходится справляться с чем-то, что не является вашим делом, то вопрос таков: «Что вызовет меньше замешательства — разобраться с этим или швырнуть назад на соответствующие линии?»

Просто сделайте это данное известным для всех сотрудников своей организации, и у вас не будет проблем. Это позволит людям принимать самостоятельные решения — как оптимально поступить в какой-то ситуации.

Дополнительный важный момент, который они должны усвоить заключается в следующем:

«Единственная настоящая ошибка, которую вы можете допустить, — это, обрабатывая частицы другого сотрудника, не сообщить ему, устно или письменно, что именно вы сделали. На секунду вы украли его шляпу. Что же, всегда возвращайте её. Сотрудник доводит до конца работу 1) своего собственного поста, 2) своего отдела и 3) всей организации.

Обратите внимание, что здесь (с точки зрения технологии) имеется в виду, что частицей может быть клиент, послание, телефонный звонок и т. д. То есть всё, с чем приходится иметь дело и работать человеку на определённой должности.

Сделайте эти данными известными для своих сотрудников. Если они будут известны и понятны всем, то у вас будет гораздо меньше замешательства, особенно в каких-то нештатных ситуациях.

* В системе управления существует термин «шляпа поста». Это необычный и непривычный для только что знакомящегося с технологией человека используется для обозначения «описания поста» (аналог должностной инструкции, но более широкое и технологичное понятие). Термин определяет описание поста, а также подборки материалов, в которых указаны цель поста и относящиеся к нему ноу-хау (описания, как что-то делать) и обязанности. Шляпа представляет собой папки и подборки материалов, ей обучают того, кто занимает пост. (Термин и идея «шляпы» были заимствованы у проводников, машинистов и т. д., каждый из которых носит головной убор своего типа, что является их отличительным признаком. Следовательно, «шляпа» обозначает определённое положение и обязанности в организации.)